La compagnia assicuratrice ha diritto alla registrazione della richiesta telefonica d’intervento pervenuta al 118. Istruzioni operative.

In riferimento alla vexata quaestio riguardante le istanze di accesso alle registrazioni delle richieste telefoniche di intervento, pervenute al Servizio del 118 da parte di compagnie assicurative si forniscono elementi atti a chiarire la istruttoria da compiere al fine di decidere se ostendere o meno le informazioni di che trattasi.

La normativa che regolamenta detta fattispecie comprende sia quella in materia di trattamento dei dati personali (nello specifico ci si riferisce all’art. 127, comma 4)[1] che il Decreto Legislativo 7 settembre 2005, n. 209: Codice delle assicurazioni private, (nello specifico ci si riferisce all’art. 146)[2].

Per un riassunto dei punti salienti della disciplina legata all’esercizio del diritto di accesso ai sensi della L. n. 241/1990 e s.m.i. si rinvia all’apposta Scheda del Garante per la protezione dei dati personali (link:  https://www.garanteprivacy.it/home/i-miei-diritti/diritti/diritto-di-accesso )

Dalla lettura della Scheda del Garante si evince quanto segue:

1. La richiesta di accesso deve essere motivata? E’ necessario motivare la richiesta. Nel caso di documenti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale la richiesta deve essere motivata dalla documentata necessità di esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria di rango pari a quello dell’interessato, o un diritto della personalità o altro diritto e libertà fondamentale o di tutelare una situazione giuridicamente rilevante di rango pari a quella dell’interessato, o un diritto della personalità o altro diritto o libertà fondamentale
2. Quali sono gli strumenti di tutela in caso di mancato riscontro o riscontro negato? Il richiedente può ricorrere al Tar, al Difensore Civico o alla Commissione per l’accesso. Se l’accesso è negato o differito per motivi inerenti ai dati personali che si riferiscono a soggetti terzi, la Commissione provvede, sentito il Garante, il quale si pronuncia entro 10 giorni dalla richiesta

L’argomento è stato oggetto di un recente arresto giurisprudenziale del TAR Puglia-Lecce[3], (link: https://i2.res.24o.it/pdf2010/S24/Documenti/2024/03/06/AllegatiPDF/Tar%20Lecce%20171%202024.pdf ) che ha stabilito quanto segue: 

in caso di incidente stradale e conseguenti responsabilità, la compagnia assicuratrice ha diritto a copia della registrazione della richiesta telefonica d’intervento pervenuta alla centrale operativa del 118; fatta salva la possibilità di procedere ad oscurare talune parti della documentazione qualora ciò si renda necessario a salvaguardia della privacy altrui o qualora alcune delle informazioni esorbitino i concreti interessi della compagnia richiedente.

Titolare di un interesse diretto – Il Tar ha innanzitutto chiarito che la posizione di natura conoscitiva azionata dalla ricorrente era chiaramente funzionale alla tutela di altra, diversa, situazione giuridica e di, eventuale e futuro, scrutinio avanti il Giudice civile. Nella fattispecie, infatti, l’interesse ostensivo, che era stato azionato dalla compagnia assicurativa era funzionale a verificare a fini istruttori, oltreché difensivi, l’effettività delle condotte poste in essere nella imminenza e in occasione del sinistro in cui era rimasto coinvolto il controinteressato; e la congruenza delle dichiarazioni rese dallo stesso.

A ben vedere la richiesta di accesso era, quindi, riferita ad un documento, nella specie la registrazione della prima telefonata al 118, in relazione alla quale era indubbia l’esigenza conoscitiva della società ricorrente, in funzione dell’acquisizione al procedimento degli elementi istruttori prodromici all’accertamento dei fatti, come disvelatisi nell’imminenza ed in occasione del sinistro.

Secondo il giudice amministrativo la compagnia assicurativa era, pertanto, titolare di un interesse diretto, concreto ed attuale all’accesso dei documenti in questione, la cui conoscenza era necessaria per consentirle la verifica dell’esatta dinamica dell’evento dannoso, in relazione alla quale il controinteressato aveva formulato richiesta di risarcimento del danno.

E inoltre, secondo il Tar, un tale interesse può essere legato anche a quello mutualistico a che eventuali frodi assicurative non comportino una ingiustificata lievitazione dei premi in danno a tutti gli assicurati.

Non una richiesta indiscriminata – Tuttavia secondo il giudice amministrativo in tali situazioni la tutela della pretesa ostensiva azionata dalla società assicuratrice non può – vertendosi in ogni caso in tema di dati sensibili – estendersi indiscriminatamente ad ogni elemento contenuto nella richiesta telefonica al 118.

Infatti, alla luce del principio di “minimizzazione dei dati”, sancito dall’art. 5 del GDPR: i dati personali sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati; il principio di minimizzazione è annoverato tra le politiche interne per dimostrare l’adeguatezza delle misure poste in essere dal titolare per il rispetto del principio stesso.

Il titolare del trattamento (i.e., la azienda sanitaria) deve svolgere un equo contemperamento dei contrapposti interessi ed in ossequio al principio di proporzionalità e di minimizzazione, va evidenziato che la situazione giuridica cui l’accesso è funzionale, è pienamente soddisfatta quando sono esibiti i documenti nella parte in cui contengono la mera ricostruzione dei fatti. La valutazione dell’attività dei privati e degli operatori del 118 è infatti effettuabile dall’interessato sulla base del nucleo fattuale.

Tale strumentalità è invece da escludere per quanto attiene a quelle parti del documento in forma di registrazione afferenti ad elementi estranei ai fatti ovvero relative ad eventuali dati identificativi di soggetti terzi e, dunque, non ostensibili per ragioni di privacy.

E in tali circostanze grava in capo all’Azienda sanitaria la puntuale e motivata individuazione delle parti da oscurare. Tutto ciò in quanto l’esigenza di tutelare il diritto di una parte, e la pretesa ostensiva che ne è strumento, si arresta ove ha inizio quella di preservare le ragioni dei terzi estranei. Per cui la meritevolezza dell’interesse conoscitivo a fini difensivi viene meno quando contrasta una posizione parimenti da garantire.

Deriva la legittimazione all’accesso da parte della società assicuratrice nei limiti in cui ciò non vada a ledere la riservatezza di soggetti estranei alla vicenda, ovvero contenga dati sensibili o elementi estranei al sinistro.

Su queste basi nella vicenda il Tar ha condannato l’Amministrazione coinvolta a procedere all’ostensione del file audio previo oscuramento delle parti della documentazione pretesa estranee all’oggetto della richiesta risarcitoria e contenenti dati identificativi, sensibili o non pertinenti.

Di seguito si riportano le fattispecie di cui tenere a mente in fase di scrutinio della istanza, individuando gli obblighi, in capo alla azienda sanitaria, di ostensione dei documenti (punti da 1 a 3) e il divieto di ostensione dei documenti (punti 4 e 5).

[1] Art. 127 – Chiamate di disturbo e di emergenza

1.Il contraente che riceve chiamate di disturbo può richiedere che il fornitore della rete pubblica di comunicazioni o del servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico renda temporaneamente inefficace la soppressione della presentazione dell’identificazione della linea chiamante e conservi i dati relativi alla provenienza della chiamata ricevuta. L’inefficacia della soppressione può essere disposta per i soli orari durante i quali si verificano le chiamate di disturbo e per un periodo non superiore a quindici giorni.

2. La richiesta formulata per iscritto dal contraente specifica le modalità di ricezione delle chiamate di disturbo e nel caso in cui sia preceduta da una richiesta telefonica è inoltrata entro quarantotto ore.

3. I dati conservati ai sensi del comma 1 possono essere comunicati al contraente che dichiari di utilizzarli per esclusive finalità di tutela rispetto a chiamate di disturbo. Per i servizi di cui al comma 1 il fornitore assicura procedure trasparenti nei confronti dei contraenti e può richiedere un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati.

4. Il fornitore di una rete pubblica di comunicazioni o di un servizio di comunicazione elettronica accessibile al pubblico predispone procedure trasparenti per garantire, linea per linea, l’inefficacia della soppressione dell’identificazione della linea chiamante, nonché, ove necessario, il trattamento dei dati relativi all’ubicazione, nonostante il rifiuto o il mancato consenso temporanei del contraente o dell’utente, da parte dei servizi abilitati in base alla legge a ricevere chiamate d’emergenza. I servizi sono individuati con decreto del Ministro delle comunicazioni, sentiti il Garante e l’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni.

[2] Art. 146 Diritto di accesso agli atti

1. Fermo restando quanto previsto per l’accesso ai singoli dati personali dal codice in materia di protezione dei dati personali, le imprese di assicurazione esercenti l’assicurazione obbligatoria della responsabilità civile derivante dalla circolazione dei veicoli a motore e dei natanti sono tenute a consentire ai contraenti ed ai danneggiati il diritto di accesso agli atti a conclusione dei procedimenti di valutazione, constatazione e liquidazione dei danni che li riguardano.

2. L’esercizio del diritto di accesso non è consentito quando abbia ad oggetto atti relativi ad accertamenti che evidenziano indizi o prove di comportamenti fraudolenti. È invece sospeso in pendenza di controversia giudiziaria tra l’impresa e il richiedente, fermi restando i poteri attribuiti dalla legge all’autorità giudiziaria.

3. Se, entro sessanta giorni dalla richiesta scritta, l’assicurato o il danneggiato non è messo in condizione di prendere visione degli atti richiesti ed estrarne copia a sue spese, può inoltrare reclamo all’ ((IVASS))  anche al fine di veder garantito il proprio diritto.

4. Il ((Ministro dello sviluppo economico)), di concerto con il Ministro della giustizia, con regolamento adottato su proposta dell’((IVASS)) , individua la tipologia degli atti soggetti e di quelli esclusi dall’accesso e determina gli obblighi delle imprese, gli oneri a carico dei richiedenti, nonché i termini e le altre condizioni per l’esercizio del diritto di cui al comma 1.

[3] Il Giudice amministrativo, nella citata sentenza, ha ravvisato quanto di seguito riportato: 4.2. Nella fattispecie, infatti, l’interesse ostensivo, che è stato azionato dalla compagnia assicurativa è funzionale a verificare – a fini “istruttori”, oltreché (eventualmente) difensivi, in un’ottica anche meta-individuale, giusta la peculiare natura dell’attività espletata (non a caso sottoposta a normativa di riserva e conformata in continuum dalla potestà di vigilanza demandata alle competenti Autorità di settore) – l’effettività delle condotte poste in essere nella imminenza e in occasione del sinistro in cui è rimasto coinvolto il controinteressato e la congruenza delle dichiarazioni rese dallo stesso. 5. La richiesta di accesso è, quindi, riferita ad un documento, nella specie la registrazione della prima telefonata al 118, in relazione alla quale è indubbia l’esigenza conoscitiva della società ricorrente, in funzione della “massima acquisizione” al procedimento degli elementi istruttori prodromici alla certazione dei fatti, come disvelatisi nell’imminenza ed in occasione del sinistro.5.1. La ricorrente compagnia assicurativa è, pertanto, titolare di un interesse diretto, concreto ed attuale all’accesso dei documenti in questione, la cui conoscenza è necessaria per consentirle la verifica dell’esatta dinamica dell’evento dannoso, in relazione alla quale il controinteressato ha formulato nei suoi confronti richiesta di risarcimento del danno. 5.2. Tale interesse si lega, inoltre, anche a quello mutualistico a che eventuali frodi assicurative non comportino una lievitazione dei premi in danno di tutti gli altri assicurati (cfr. TAR Lecce, sent. n. 108 del 2020 e TAR Lazio, Roma, sent. n.11620 del 2021). 6. Tuttavia, reputa il Collegio che la tutela della pretesa ostensiva azionata dalla società assicuratrice non può – vertendosi in ogni caso in tema di dati “sensibili” – indiscriminatamente estendersi ad ogni elemento contenuto nella richiesta telefonica di intervento pervenuta alla centrale operativa del 118, ovvero andare a detrimento di quello, in pari misura degno e meritevole di essere protetto, di cui possono essere titolari soggetti “terzi” (estranei alla vicenda de qua). 7. In un’ottica di equo contemperamento dei contrapposti interessi ed in ossequio al principio di proporzionalità e di minimizzazione (TAR Napoli, sent. n. 3219 del 2021 e n. 721 del 2022 cit.), deve, infatti, rimarcarsi che:- la situazione giuridica, cui l’accesso è funzionale, è pienamente soddisfatta allorquando sono esibiti i documenti richiesti, nella parte in cui essi contengono la ricostruzione di “fatti”;- la valutazione dell’agere dei privati e degli operatori del 118 è, invero, consapevolmente effettuabile dal ricorrente sulla base del nucleo fattuale rappresentato nella prima chiamata al 118;- tale strumentalità è da escludere, di contro, per quanto attiene a quelle parti del documento in forma di registrazione, afferenti ad elementi estranei ai “fatti” in questione, ovvero relative ad eventuali dati identificativi di soggetti terzi non rilevanti a fini difensivi per la ricorrente e, dunque, non ostensibili per ragioni di riservatezza;- grava in capo alla resistente Azienda sanitaria, in seno alla quale si è formato il documento in questione, la puntuale e motivata individuazione delle parti da oscurare, in ragione di quanto sopra. 7.1. E ciò in quanto l’esigenza di tutelare il diritto di una parte – e la pretesa ostensiva che ne è strumento – si arresta ove ha inizio quella di preservare le ragioni dei terzi “estranei”; di talché la meritevolezza dell’interesse conoscitivo a fini difensivi viene meno allorquando fronteggia una posizione equiordinata, parimenti da garantire. 7.2. Ne discende, come sopra esposto, la legittimazione all’accesso da parte della società ricorrente, nei limiti in cui ciò non vada a ledere la riservatezza di terzi estranei alla vicenda in questione, ovvero contenga dati sensibili o elementi affatto estranei al sinistro. 7.3. L’Amministrazione, pertanto, dovrà procedere all’ostensione del file audio in questione, previo oscuramento di quelle specifiche parti della documentazione richiesta:- estranee alla vicenda oggetto della richiesta risarcitoria;- contenenti dati identificativi ovvero sensibili non pertinenti, ovvero afferenti a soggetti estranei alla vicenda. 8. In definitiva, da quanto sopra esposto consegue l’accertamento del diritto di accesso di parte ricorrente alla registrazione della richiesta telefonica di intervento pervenuta alla centrale operativa del 118, per cui vi è causa, e, dunque, l’accoglimento del ricorso, fatta salva la possibilità per l’Amministrazione resistente di eventualmente procedere ad oscurare talune parti della documentazione, nei sensi di cui sopra.