Adeguamento alle prescrizioni in materia di conservazione dei documenti informatici da parte dell’Ente.

Premesso che il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici è il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

Ai sensi dell’art. 17 del CAD egli svolge i seguenti compiti:

a) coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi, di telecomunicazione e fonia, in modo da assicurare anche la coerenza con gli standard tecnici e organizzativi comuni;

b) indirizzo e coordinamento dello sviluppo dei servizi, sia interni che esterni, forniti dai sistemi informativi di telecomunicazione e fonia dell’amministrazione;

c) indirizzo, pianificazione, coordinamento e monitoraggio della sicurezza informatica relativamente ai dati, ai sistemi e alle infrastrutture anche in relazione al sistema pubblico di connettività, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 51, comma 1;

d) accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici e promozione dell’accessibilità anche in attuazione di quanto previsto dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4;

e) analisi periodica della coerenza tra l’organizzazione dell’amministrazione e l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, al fine di migliorare la soddisfazione dell’utenza e la qualità dei servizi nonché di ridurre i tempi e i costi dell’azione amministrativa;

f) cooperazione alla revisione della riorganizzazione dell’amministrazione ai fini di cui alla lettera e);

g) indirizzo, coordinamento e monitoraggio della pianificazione prevista per lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi di telecomunicazione e fonia;

h) progettazione e coordinamento delle iniziative rilevanti ai fini di una più efficace erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese mediante gli strumenti della cooperazione applicativa tra pubbliche amministrazioni, ivi inclusa la predisposizione e l’attuazione di accordi di servizio tra amministrazioni per la realizzazione e compartecipazione dei sistemi informativi cooperativi;

i) promozione delle iniziative attinenti l’attuazione delle direttive impartite dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie;

j) pianificazione e coordinamento del processo di diffusione, all’interno dell’amministrazione, dei sistemi di identità e domicilio digitale, posta elettronica, protocollo informatico, firma digitale o firma elettronica qualificata e mandato informatico, e delle norme in materia di accessibilità e fruibilità nonché del processo di integrazione e interoperabilità tra i sistemi e servizi dell’amministrazione e quello di cui all’articolo 64-bis.

j-bis) pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici, telematici e di telecomunicazione al fine di garantirne la compatibilità con gli obiettivi di attuazione dell’agenda digitale e, in particolare, con quelli stabiliti nel piano triennale di cui all’articolo 16, comma 1, lettera b).

(omissis)

1-ter. Il responsabile dell’ufficio di cui al comma 1 è dotato di adeguate competenze tecnologiche, di informatica giuridica e manageriali e risponde, con riferimento ai compiti relativi alla transizione, alla modalità digitale direttamente all’organo di vertice politico.

(omissis)

L’art. 44 del CAD al comma 1-quater introduce la figura del responsabile della conservazione dei documenti informatici, soggetto poi definito nelle nuove Linee guida emanate dall’AgID.

L’obbligo della sua nomina decorre dal 01/01/2022 da parte di tutte quelle realtà che dispongono di archivi informatici aventi valore di legge.

Le nuove Linee guida hanno chiarito che per le pubbliche amministrazioni, è obbligatorio individuare il Responsabile della conservazione tra i dirigenti o i funzionari dell’ente stesso. Il Responsabile della conservazione deve avere opportune competenze di tipo giuridico, informatico e archivistico.

Tutto quanto sopra esposto, si comunica quanto segue:

L’Associazione nazionale per Operatori e Responsabili della Custodia dei dati, delle informazioni e dei documenti digitali (ANORC), con nota assunta al prot. aziendale al n. 0105996/22 del 22 settembre 2022, ha rilevato di avere condotto un monitoraggio sui siti delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di individuare, ai sensi della Legge 196/2009, chi abbia ottemperato all’obbligo di nomina della Responsabile della Conservazione dei documenti informatici e all’obbligo di pubblicazione del Manuale di conservazione dei documenti informatici all’interno dell’area dedicata alla trasparenza del sito istituzionale dell’Ente, ai sensi del Codice dell’amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) delle Linee Guida Ivi richiamate e della normativa in tema di Trasparenza della PA.

Qualora l’Ente non abbia già adempiuto dovrà, nell’immediato ottemperare ai seguenti obblighi relativi a:

1. nomina del Responsabile della conservazione, del quale si deve pubblicare il nominativo e l’incarico;
2.  pubblicazione del Manuale della conservazione nell’apposita area TRASPARENZA del sito istituzionale dell’Ente.